鹿岛鹿角vs柔佛dt www.amikxs.com.cn 傳統的報銷流程在線下進行,存在報銷周期長、記賬易出錯、費用統計不便等問題。近些年來,隨著各類云服務的興起,云報銷系統也應運而生。這些云端系統提供了移動報銷、審批和實時財務統計等便捷服務,為企業解決了傳統報銷流程上存在的各類難題。

面對市面上層出不窮的云報銷系統,企業該如何進行挑選呢?今天Chiefmore精心整理了一篇關于云報銷系統的選購指南,為您排疑解難。

>>  云報銷系統挑選指標

經過Chiefmore的詳細試用和分析,我們認為云報銷系統的能力主要體現在兩個方面上:易用性(提升效率)和規范管理(加強管理)。最后Chiefmore選取了以下這些維度作為評測云報銷系統的核心指標,企業可以結合文章分析及自己的實際需求對每一項指標進行綜合考慮: 

>>   易用性

對比傳統的報銷方式,云報銷系統最大的優勢在于通過一系列的手段簡化了報銷流程,提升了報銷效率。具體來說,其易用性體現在移動化和自動化方面。

(一)移動化

一方面員工可以在云報銷系統的移動端提交報銷申請,無需手工填單;另一方面管理人員能夠實現移動辦公:在員工提交申請后,管理者會收到在線提醒,并在移動端進行相應審批處理。同時員工也可以在線跟蹤報銷進度,隨時對被駁回的報銷申請進行修改,顯著提高報銷效率。

移動化能力主要由三個因素決定:是否提供App,能不能接入微信或者釘釘等辦公應用。 

(二)自動化

經過審慎分析,Chiefmore認為云報銷系統的自動化主要體現在以下三個方面:

1.自動流轉:指報銷單依據系統內設置好的流程進行自動流轉。企業可以根據自身需要設置相應的審批流程,目前云報銷系統的審批流程主要可以分為兩種:彈性與固定審批流。

2.發票掃碼識別:部分云報銷系統在App端提供發票掃碼功能,可以讓使用者直接通過手機自動提取發票信息,然后上傳到云端系統進行備份。這個功能不僅方便了員工的報銷,也顯著簡化了票據的整理和備份工作。

3.第三方消費平臺接入:能夠方便員工在消費的同時一鍵導入消費記錄直接作為報銷數據,既免去后續繁瑣的報銷工作,又實現員工消費透明化;另一方面員工可以通過第三方消費平臺的企業賬戶支付訂單,無需墊付。需要注意的是有些系統雖然外接了消費平臺,但是卻并不一定提供了企業賬戶墊付服務(或者只部分提供)。 

>>   規范管理

云報銷系統主要有兩部分功能幫助了企業進行報銷管理:一是費用管控功能,二是數據統計功能:

(三)費用管控

在云報銷系統內,企業既可以針對不同的部門、項目設定預算(比如設置一年內營銷部門的預算為xx萬元),也可以根據單人來設置預算(比如每次差旅,餐飲的消費限額);當報銷單的數額超過預算時,系統會提供了兩種預算管控的方式:

1.強管控:申請人在填寫報銷單時,如果報銷費用超過企業預設的額度,則報銷單無法提交,從源頭上防止超額報銷行為。

2.弱管控:超出預算的報銷單雖然能夠提交,但是系統會通過高亮顯示或是消息提醒的方式告知審批人該報銷單超出預算,審批人可以根據實際情況自行裁量,最后決定是否同意或是駁回。

一種典型場景是:企業對于級別較低的員工進行強管控,實現財務的嚴格管控;另一方面對于中高級的主管和經理等進行弱管控,預算情況由人工進行評定,賦予他們更大的自主權。目前一般的云報銷系統都同時提供了兩種預算管控方式,企業可以根據自己的實際需求進行安排。

(四)數據統計

傳統的報銷方式下,報銷數據需要逐條手動記錄,不便于財務統計報銷明細,出錯率高。且報銷費用無法同步體現在企業的實時賬目明細中,不便于企業進行財務統計管理和預算決策。

一般來說,系統支持按照消費類型、部門、項目、人員等查看報銷費用構成。管理員可以選定統計周期,對一定時間內的報銷費用構成進行分析。分析結果以線圖或餅狀圖的形式呈現,便于管理者更好地了解公司整體的報銷數據。關于這部分的考察主要是統計的數據類型是否全面。 

>>   收費

目前市面上各家云報銷系統主流的收費方式是按人頭進行收費,并且一般會對滿足一定人數的企業進行優惠。另外很多服務商都會提供免費版本給企業試用,想要了解更多詳情的話可以查閱以下相關閱讀,或者咨詢各服務商的官方客服。

 

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